紙小津産業株式会社のプロジェクトは、副業兼業人材とともにDXを推し進め、社内の働き方を改革するものでした。新しいツールやシステムを活用し、業務の自動化、効率化を目指す企業は少なくありません。しかし、社内にITに詳しい人がいないからと足踏みをしてしまうのもよくある話です。では、社外の力をどのように借りれば、新しい仕組みをスムーズに形づくっていけるのか。紙小津産業のチャレンジには、これから改善に取り組もうとする企業へのヒントがいくつもあります。そのプロセスと成果を覗いてみてください。紙小津産業代表の小津さん、プロジェクトの中心メンバーである三谷さん、中尾さんにお話を聞きました。

1921年に創業し、100年を超える歴史を刻む紙小津産業。三重県松阪市を拠点に、スーパーマーケットの包装資材の卸売など、紙製品に関わる事業を営んできました。取り扱いアイテムは10,000点以上。業界を選ばず製品を提供できる、幅広い品揃えを強みの一つとしています。2023年に東海印刷株式会社から印刷事業を譲り受けて事業内容を拡大。さまざまな業界のお客様のニーズを引き出し、柔軟にお応えできる提案力と技術力で、さらなる成長のビジョンを描いています。

長く卸売を主軸としてきた事業に印刷業を加えるにあたり、社内の業務を大きく見直す機運も高まりました。手書きの書類などアナログなやり方が多い現場を改め、無駄は積極的に省いていきたいと考え、RPAなど業務改善ツールの導入、デジタルデータの活用などによる、働き方の“ダイエット”に挑戦している真っ最中です。そして、今回のプロジェクトも、このダイエットの動きを加速させるために活用しました。

中尾さん「社内だけで検討していると、気付けないことやお互いに指摘しづらい点もあります。社外の方の客観的な意見を取り入れることで、不要な業務や改善が必要なポイントをより議論しやすくなると考えました。他方で、『副業兼業の方が言ったから』と社員が受け身になるようにはしたくなかったです。当社では、既に業務の最適化を念頭に、IT研修を受講した人もいます。彼らをプロジェクトの中心に据え、あくまでも社員主体で進める。そこに専門的な力をお借りできる形を想定していました。」

こうした構想のもと募集を開始。15名ほどの応募があり、書類審査と面談を経て3名を採用しました。いずれもIT系のエンジニアとして確かな実績があり、知識と技術に長けた人です。このうち2名は副業兼業の経験もありました。ただし、選考においては、能力よりも人格面での自社とのマッチングを重視したといいます。

小津さん「私たちがどんな会社で、どこを目指しているかをしっかりとお伝えしました。まず当社の考え方に共感してもらえないと、細かい話を進めていったところでズレが生じてしまいます。採用面接ではないので、お互いに本音を交わしました。」

2023年11月後半からプロジェクトがスタート。最初の数回は、ゴールのイメージを丁寧にすり合わせました。これが一番大切なプロセスだったと口を揃えます。

中尾さん「社外の人と連携する上で、お互いの求めているものにすれ違いがあってはうまくいきません。こちらの望みを伝え、副業兼業の方々のやりたいこと、できることを聞く。さらに、プロジェクトを通して社内をどんな状態にしたいかもしっかりと確認しました。多少時間はかかっても、このステップが肝心だと思います。」

ゴールを設定した後、副業兼業人材と社員3、4名でチームを組み、それぞれが異なる課題に取り組む体制を作りました。やり取りは基本的にオンラインで行われ、12月に会社見学と歓迎会を設けました。現場の働き方への理解を深めるとともに、メンバー同士の距離を縮める機会にもなりました。業務の“ダイエット”を謳いつつ、歓迎会では松阪のおいしいものを味わって大いに盛り上がったと楽しそうに語ります。

今回ピックアップされた課題は大きく二つ。営業部門の受発注業務と管理部門の経費処理などの業務です。各チームが、業務の最適化に向けて、改善点を洗い出し、自社に合うアプリケーションを開発しました。受発注業務については、営業職が手書きで商品名やコードを書き、後からパソコンに打ち込んでいた流れを、商談時に直接入力できるようにすることで、3分程度かかっていた業務が30秒にまで短縮できると見込まれています。一方の管理部門の業務については、まず手書きの経費精算に代わるアプリを作成。この他、社内での情報や報告事項の共有も、紙からアプリへ移行しようとしています。加えて、管理部門のアプリ作成ソフトは、ITの専門スキルがない人でも扱いやすいものが選ばれました。今後、社内でアプリの開発や改良ができる人材の育成も視野に入れています。営業部門も管理部門も、約2ヶ月で試しに使用できるレベルにまで達しました。社内のテストで改善意見を募り、プラッシュアップがされています。

三谷さん「これほどの成果が生まれ、正直驚いています。私たちの希望に沿ったソフトを紹介し、プロジェクトの期間だけでなく、これから先も見越した提案をしていただけているのが嬉しいです。社内でできることの可能性も広がりました。専門業者に委託するのとはまた異なる、副業兼業の方と連携できたからこその効果も感じています。」

新しいアプリが出来上がるだけでなく、社員たちにもさまざまな影響がありました。

小津さん「入社1年目の営業職の社員が、このプロジェクトで業務改善にチャレンジしています。彼女は、もともと業務用のアプリ開発に興味があり、IT研修にも積極的に参加していました。当社は“挑戦と成長”を理念に掲げており、まさにその思いを体現してくれています。」

この話にあった1年目のメンバーは、プロジェクトでの経験を「とても楽しい！」と語り、今後のアプリ開発にも関わっていきたいと立候補しています。さらに、そんな仲間の姿を見たからか、社内で「自分もアプリをつくってみたい」という声が、プロジェクトメンバー以外からも聞こえてくるようになりました。より良い環境を自分たちで整えていこうという気持ちが、社内に波及しているとうかがえます。「あくまでも社員主体で進める」という思惑が、良い結果につながっているのかもしれません。

紙小津産業にとって初めての副業兼業人材とのプロジェクト。受け入れ企業として大事にすべきことを問うと、小津さんから2つのポイントが挙げられました。

小津さん「1つ目は、プロジェクトの進行を管理する人間が、ある程度の完成形のイメージをあらかじめ持っていること。私たちが「アプリってなに？」という状態でスタートしてはダメ。たとえ専門性はないとしても、準備をきちんとしておくべきです。
その上で、2つ目として管理職が動きすぎないようにすること。メンバーとなる社員の関わる余地を大きく残しておいて、「自分たちのプロジェクトなんだ」と思ってもらえるような工夫をすることで、メンバーそれぞれの挑戦の後押しをすることが大切です。」

社外の人材の協力を得ながら、社内の人材もうまく巻き込み、個人と組織の成長のチャンスが生まれました。紙小津産業では、引き続き副業兼業のメンバーからノウハウを学び、社内でのアプリ開発を進めていくといいます。社員の成長にともない、そのスピードはどんどん加速していくのではないでしょうか。